La Vallée de la Tinée en dématérialisation totale depuis fin décembre

Depuis plusieurs années, le SICTIAM accompagne les collectivités vers la dématérialisation de bout-en-bout de leurs documents. A la fin du mois de décembre 2016, la Vallée de la Tinée passait définitivement le cap avec le passage en « Full Demat' » de toutes les collectivités du territoire. Bertrand MARTY, chef de centre des Finances Publiques de Vallée de la Tinée, témoigne…

Bertrand MARTY, accompagné des agents et élus de la Vallée de la Tinée.

« Réformer est toujours difficile et le faire dans l’administration n’échappe pas à cette règle.
Alors quand nous avons la possibilité de le faire et que c’est réussi, il ne faut pas se priver d’afficher sa fierté.

Nous avons réussi en un an à totalement dématérialiser les relations entre les administrations territoriales et hospitalière de la Vallée de la Tinée (Mairies , Hôpital, Syndicats,  dont notamment le Syndicat Mixte des Stations du Mercantour) et l’administration des finances publiques (Centre des Finances Publiques de la Vallée de la Tinée) puis la Chambre Régionale des Comptes.

Très concrètement, les mairies, l’hôpital Saint-Maur, les syndicats, n’envoient plus de « papiers » à leur comptable (factures, bordereaux d’envois signés à la trésorerie). Tout est dématérialisé (FullDémat) y compris la signature qui devient électronique.

La comptabilité (matériellement les factures, les mandats, les titres et bordereau de mandats et titres) de ces collectivités qui est tenue par le comptable public est également dématérialisée et ne fera plus l’envoi par transporteurs des documents comptables dénommés compte de gestion à la Chambre Régionale des Comptes qui y accédera en lecture directe.

Je tiens à remercier l’ensemble des acteurs de cette dématérialisation locale à savoir les Maires, Présidents, et Directeurs ainsi que la Direction Départementale des Finances Publiques et l’équipe du Centre des Finances Publiques de la Vallée de la Tinée, le SICTIAM mais aussi et surtout les secrétaires de mairies qui ont réussi à aplanir nos montagnes de la Vallée de La Tinée en rapprochant nos administrations grâce à l’informatique.

Cela tient du miracle alors !
Non cela tient surtout à des équipes de secrétaires de mairies motivées et solidaires à qui je rend chaleureusement hommage ! »

Le Chef de Centre des Finances Publiques de Vallée de la Tinée
Bertrand Marty


PES ASAP, Chorus Portail Pro, Full Demat… objectif 2017 !

Quelles sont les priorités de mise en oeuvre ?

Dématérialiser la transmission des avis de sommes à payer via les flux PES ASAP

Obligatoire au 1er janvier 2017

Dématérialisation ses factures avec Chorus Portail Pro

Janvier 2017, en mode manuel ou automatique.

Dématérialiser de bout-en-bout les échanges comptables grâce à la « Full demat »

Courant 2017, en suivant la dématérialisation des factures.

Dématérialisez vos avis de sommes à payer avec PES ASAP

1 – Faire la demande de mise en place du PES ASAP à la Direction départementale des finances publiques (DDFIP) en y précisant pour chacun des budgets la volumétrie des titres (nombre de titres émis en 2015).

Mail type

A : ddfip06.pgp.spl-pes@dgfip.finances.gouv.fr

CC : gf@sictiam.fr

Objet : [PES ASAP] Demande de mise en place PES ASAP pour la collectivité de ……….

Bonjour,

Je souhaiterai mettre en place le PES ASAP sur ma commune de TARTAMPION.

La volumétrie des titres est :

Budget Principal : 999 titres

CCAS : 999 titres

Assainissement : 999 titres

2 – La DDFIP vous envoie un code d’identification ASAP à renseigner dans votre application de gestion financière.

3 – Vous activez les paramètres dans votre application de gestion financière en suivant la documentation correspondante ci-dessous.

4 – Une fois le paramétrage effectué, envoyez un mail à demat@sictiam.fr , gf@sictiam.fr , ddfip06.pgp.spl-pes@dgfip.finances.gouv.fr et à votre trésorier pour nous avertir que la procédure a été effectuée.

Très facile, 10 minutes de mise en place.

e.magnus GF Evolution PES ASAP

497.93 KB 11 downloads

Très facile, 10 minutes de mise en place.

e.magnus GF 2009 PES ASAP

454.44 KB 37 downloads

Difficulté moyenne, 20 minutes de mise en place.

Civil Net Finances PES ASAP

719.48 KB 23 downloads

Dématérialisez vos factures sur Chorus Portail Pro

Il existe trois modes de récupération des factures :

  • manuel,
  • semi-automatique,
  • automatique.

Aujourd’hui, les logiciels de la gamme e.magnus permettent de dématérialiser les factures gratuitement et sans achat de certificats.

En revanche, l’interface entre Chorus Portail Pro et le logiciel Civil Net Finances représente un coût élevé pour les collectivités et nécessite l’achat d’un certificat.

Le SICTIAM vous préconise plusieurs solutions pour répondre à cette nouvelle obligation en fonction de l’application dont vous disposez.

e.magnus GF 2009 Chorus

772.42 KB 16 downloads

Ciril Chorus

1.70 MB 23 downloads

Documentation à venir sur e.magnus Evolution.

Automatisez le processus de dématérialisation des factures

A partir du 16 décembre, le gestionnaire principal pourra demander via le menu « Activités » du gestionnaire de Chorus un identifiant technique.

Cet identifiant technique (identifiant / mot de passe) devra être communiqué par mail au SICTIAM aux adresses mail suivantes : gf@sictiam.fr et demat@sictiam.fr

[AIFE] Création compte technique

512.25 KB 27 downloads

Mettre en oeuvre la dématérialisation de bout-en-bout

Si vous n’êtes pas en « Full demat » comptable, sautez le pas en 2017 en envoyant un mail à demat@sictiam.fr en y précisant si vous :

  • dématérialisez la paye (oui/non)
  • dématérialisez le budget (oui/non)
  • dématérialisez les pièces jointes (oui/non)
  • nombre de certificats élus à commander (2 sont conseillés)

Attention, actuellement, le passage clé-en-main de votre collectivité en « Full demat » nécessite un délai d’un mois et demi à compter de votre demande. Ne tardez pas !

Lexique de la dématérialisation

Il s’agit de la dématérialisation des Avis des Sommes à Payer. Le fichier « PES Titres » embarque de manière transparente une pièce jointe appelée PES ASAP (l’avis des sommes à payer dématérialisé). Le PES ASAP constitue le vecteur de transmission des ASAP dématérialisés au comptable, quel que soit le destinataire de l’ASAP.

Le PES ASAP concerne uniquement les titres individuels, hors régularisation (P503 et paie).

Deux cas sont possibles :

  • A destination des particuliers : permettre la transmission d’ASAP aux personnes privées et, à ce titre, faire l’objet d’une édition centralisée par les services de la DGFiP puis d’un envoi par courrier aux usagers.
  • Aux personnes morales de droit public (collectivités…) : il sera déposé sur Chorus Pro après prise en charge du titre correspondant par le comptable assignataire de l’OPL (traitement automatique dans STelA Hélios)

En savoir plus.

 

Chorus Portail Pro est une plateforme d’échanges des factures entre fournisseurs privés et collectivités, mais également d’entités publiques à entités publiques. En 2017, seuls les grands facturiers sont concernés (Orange, Veolia, EDF, SFR…).

En savoir plus.

La « Full demat » comptable, ou dématérialisation totale des documents comptables, désigne le processus d’automatisation de bout en bout des échanges comptables entre le trésorier et l’entité publique. De la génération du fichier PES à la transmission et réception par le trésorier du fichier signé électroniquement.

En savoir plus.


Rendre le numérique accessible à tous les citoyens

A l’occasion de la présentation de la 16ème édition du Baromètre du Numérique commandité par l’Arcep, le Conseil général de l’Economie, et pour la première fois par l’Agence du Numérique, Axelle LEMAIRE, Secrétaire d’Etat chargée du Numérique et de l’Innovation, a présenté ce matin des indicateurs sur la dématérialisation des services publics (utilisation des services dématérialisés par les citoyens, motifs de non utilisation, attentes vis-à-vis des pouvoirs publics).

sivic1Les résultats du baromètre montrent un écart entre les opportunités suscitées par le numérique et la fracture sociale qu'il crée dans les territoires. L'année 2016 reflète une confiance limitée des français dans le numérique : alors que 87% des citoyens se connectent tous les jours à Internet, seul 37% d'entre eux se sentent "confiants" dans son utilisation, un chiffre en baisse par rapport à 2015. Et si 85% des français disposent d'une connexion internet à domicile, encore 21% de cette tranche de la population ne se sent pas à l'aise pour l'utiliser.

L'utilisation des démarches administratives et fiscales en ligne est en nette progression avec 62% des français utilisateurs de ces services (contre 53% en 2015). Pourtant, plusieurs facteurs freinent l'utilisation d'une part de la population et renforce la fracture sociale. Le baromètre démontre la difficulté pour les personnes non-diplômées ou à bas revenu à effectuer des démarches en ligne.

La sécurisation des données personnelles apparaît également comme un facteur d'inquiétude pour 27% des français.

Dans une société qui se numérise de plus en plus, la nécessité de rendre le numérique accessible à tous les citoyens monte au premier rang des priorités de l'Agence Numérique. Afin de lever les freins identifiés par ce baromètre, l'Agence Numérique met en place le programme "Société Numérique" à travers quatre leviers d'action :

  • Le développement de schémas directeurs des usages et des services numériques, dans la continuité du déploiement des infrastructures très haut débit, permet aux collectivités d'élaborer leur stratégie en matière de développement de nouveaux usages et services numériques sur leurs territoire.
  • Le lancement de la coopérative des acteurs de la médiation numérique qui rassemble les acteurs de la médiation numérique, dispersés géographiquement et issus d'initiatives variées, dans l'objectif de mettre en oeuvre des actions généralisées à l'ensemble du territoire.
  • La mise en oeuvre d'un chèque numérique pour financer la prise en charge partielle ou totale des services de médiation numérique.
  • La création d'un laboratoire d'analyse et de décryptage du numérique pour renforcer l’information et la compréhension des usages numériques et orienter les politiques publiques.

En réponse aux difficultés financières des foyers les plus démunis, la loi du 7 octobre 2016 pour une République Numérique inscrit le droit au maintien de la connexion internet, un dispositif encore expérimenté par les départements de Seine-Saint-Denis et de Haute Saône et les quatre principaux fournisseurs d'accès à internet (Orange, SFR, Bouygues Telecom et Free). Les ménages modestes de ces deux départements, qui ont des difficultés ponctuelles à payer leur facture d'internet pourront désormais demander une aide au Fonds de solidarité logement (FSL). Dans l'attente de sa réponse, ils disposeront d'un droit au maintien de leur connexion.


La saisine par voie électronique, c'est maintenant !

A partir du 7 novembre 2016*, les collectivités devront permettre aux usagers de les saisir par voie électronique et rendre effectif ce droit en mettant à disposition des dispositifs électroniques.

Qu'est-ce que la saisine par voie électronique ?

Depuis le 7 novembre 2015, tout usager peut saisir un service de l’État ou un de ses établissements publics par voie électronique, au lieu de se déplacer ou d’envoyer un courrier. Ce dispositif est appelé Saisine par voie électronique de l’administration (SVE). Après l’avis favorable émis par le conseil national d’évaluation des normes, le 8 septembre 2016, le dispositif sera étendu aux collectivités territoriales, à leurs établissements publics administratifs et aux organismes et personnes de droit public et de droit privé chargés d’une mission de service public administratif, y compris les organismes de sécurité sociale. Un décret sera par ailleurs pris, permettant d’écarter certaines démarches administratives du champ d’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique, essentiellement dans les domaines de l’urbanisme, dans le domaine social, ou encore s’agissant des déclarations d’intention d’aliéner.

Pour quels usagers ?

La saisine par voie électronique est accessible à tous les usagers : particuliers, professionnels, entreprises, associations…

Pour quelles administrations ?

Depuis le 7 novembre 2015, toutes les administrations de l’État et ses établissements publics peuvent être saisis par voie électronique. La SVE sera mise en place à partir du 7 novembre 2016 pour les autres autorités administratives, telles que les collectivités territoriales et les organismes de protection sociale.

Pour quels motifs peut-on saisir l'administration par voie électronique ?

Après s’être identifié auprès de l’administration, l’usager peut adresser par voie électronique toute demande, déclaration, document ou information à l’administration et/ou répondre à l’administration par cette voie, sans que le service concerné ne puisse lui demander de répéter ou confirmer sa saisine par une autre voie qui ne serait pas dématérialisée.

Comment fonctionne la saisine par voie électronique ?

Selon le service concerné, l’usager dispose :

  • d’un téléservice ciblé,
  • d’un formulaire,
  • d’une adresse de messagerie correspondant à une « boîte aux lettres » fonctionnelle.

Il est parfois nécessaire d’accompagner la demande de pièces justificatives numérisées.

Suite à l’envoi, un accusé de réception électronique est adressé à l’usager. Il assure de l’envoi et sert à calculer les délais de formation d’une éventuelle décision implicite. Il est composé de la date de réception de l’envoi électronique et de l’adresse postale (le cas échéant l’adresse électronique), ainsi que du numéro de téléphone de la collectivité.

Dans le cas où la demande de l’usager est susceptible de donner lieu à une décision implicite de rejet ou d’acceptation, la date à laquelle, à défaut d’une décision expresse, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée est précisée.

Dans le cas où la demande de l’usager est susceptible de donner lieu à une décision implicite de rejet, les délais et les voies de recours à l’encontre de la décision sont également indiqués.

Si la délivrance de l’accusé de réception n’est pas instantanée, un accusé d’enregistrement électronique, qui acte la date de réception de l’envoi, est adressé à l’usager dans le délai d’un jour ouvré à compter de la réception. L’accusé de réception est ensuite envoyé, par l’administration compétente, dans un délai de 7 jours à compter de l’enregistrement de l’envoi.

L’accusé de réception et d’enregistrement sont envoyés à l’adresse électronique utilisée par l’usager pour effectuer son envoi.

Mettre en place la SVE dans votre collectivité

Le SICTIAM propose différentes solutions pour la mise en place de la saisine par voie électronique. Faites une demande pour la mettre en place dans votre collectivité avant le 7 novembre.

Je veux la SVE

Texte de référence


Ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives


Décret n°2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique


* Décret étendant la mesure aux collectivités territoriales en cours de validation auprès du Conseil d’Etat


* Décret relatif aux exceptions à l’application du droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique concernant les démarches effectuées auprès des collectivités territoriales, de leurs établissements publics ou des établissements publics de coopération intercommunale, en cours de validation auprès du Conseil d’Etat



Tuto : Valider les fiches structures et récupérer une facture électronique sur le portail Chorus Pro

L'AIFE, la Direction Générale des Finances Publiques et le SICTIAM mettent à disposition des collectivités territoriales des tutoriels vidéos pour les aider à valider leurs fiches structures et à récupérer leurs factures électroniques sur le portail Chorus Pro.

Pour les utilisateurs de la plateforme de dématérialisation du SICTIAM, nos équipes avaient également publié pour vous une vidéo d'aide pour déposer et signer automatiquement des flux PES avec STELA (tiers de télétransmission) et SESILE (parapheur électronique).


Des webconférences Chorus Portail Pro pour les collectivités

pas-a-pas_fulldematAfin de compléter l'information des collectivités locales sur le dispositif Chorus Pro, l'AIFE a planifié des web conférences de présentation de l'outil. Ces webinaires consisteront en une démonstration de première connexion, présentation des accès à l'application, vérification des informations, paramétrage des comptes et structures et ressources documentaires à disposition.

2400 sites peuvent se connecter simultanément à ces séances. Pour vous inscrire à l'une des 4 sessions proposées, cliquez sur le lien correspondant ci-dessous.

Jeudi 13 octobre de 15h00 à 16h30 

[themify_button style="blue rounded small" link="https://attendee.gotowebinar.com/register/4629940488217652996" target="_blank" ]Je participe à ce webinaire ![/themify_button]


Le mardi 18 octobre de 10h30 à 12h00 

[themify_button style="blue rounded small" link="https://attendee.gotowebinar.com/register/1852151903990427140" target="_blank" ]Je participe à ce webinaire ![/themify_button] 


Le mardi 25 octobre de 10h30 à 12h00  

[themify_button style="blue rounded small" link="https://attendee.gotowebinar.com/register/1591429109742421508" target="_blank" ]Je participe à ce webinaire ![/themify_button] 


Le vendredi 28 octobre de 9h00 à 10h30

[themify_button style="blue rounded small" link="https://attendee.gotowebinar.com/register/6698676013924627970" target="_blank" ]Je participe à ce webinaire ![/themify_button] 


Le SICTIAM expérimentera le dispositif FranceConnect Agent

franceconnectagentInspiré du dispositif FranceConnect pour l'authentification unique des citoyens sur les plateformes de services publics, FranceConnect Agent ouvre son spectre aux agents de la fonction publique pour "garantir aux agents un mode d’accès unique (basé sur l’identifiant et le mot de passe utilisé au sein de leur administration) à l’ensemble des applications et services opérés à l’extérieur de leur administration d’appartenance".

En plus dispositif d'origine qui vise à identifier et authentifier des personnes, FranceConnect Agent prend en compte la notion d'habilitations, un enjeu technique et fonctionnel complexe qui conditionne l'architecture de cette plateforme.

Pour atteindre cet objectif, des Openlab et une expérimentation du dispositif seront menés conjointement par la DINSIC et le Ministère de l'Intérieur dès la fin de l'année 2016. En tant que partenaire, le SICTIAM est associé à cette expérimentation ainsi que le syndicat e-Bourgogne, le Conseil Départemental de la Côte d'Or, le Ministère de l'Intérieur et le Ministère de la Justice.

Lire + sur etatplateforme.modernisation.gouv.fr


Ouverture de Chorus Portail Pro aux collectivités

Portail - Deconnecté - Mozilla FirefoxChorus Portail Pro est le portail de dépôt unique de factures électroniques pour les collectivités territoriales et leurs fournisseurs. Officiellement accessible par les acteurs publics depuis le 15 septembre, nous vous rappelons comment l'utiliser et déposer vos factures.

Comment accéder à CPP ?

Via le portail DGFIP avec vos identifiants habituels (exemple : b.colinet–xt et mot de passe).

Bouton "DEMAT DES FACTURES"

Qui peut y accéder ?

Toutes personnes ayant un identifiant sur le portail DGFIP

Attention, il est important que le gestionnaire principal de la collectivité soit le premier à se connecter.

Comment désigner le gestionnaire principal ?

Le gestionnaire principal  est généralement la personne gérant les budgets.

  • Petites collectivités : secrétaire de mairie
  • Grandes collectivités : responsable des services finances

Le rôle du gestionnaire principal ?

Le gestionnaire principal complète, modifie et valide les informations de vos structures (on entend par structures : vos budgets). Il autorise également les agents de la commune à traiter les factures pour un budget donné.

Exemple :

Une commune ayant comme budgets : ville, CCAS, assainissement

M. LINECO, agent comptable de la commune traite uniquement les factures du CCAS.

Le gestionnaire principal aura à charge de lui donner les droits strictement sur le budget CCAS.

Gestion des engagements, notion de services, que dois-je renseigner?

Dans votre application comptable si vous utilisez les engagements, cochez "oui" dans Chorus Portail Pro pour la gestion des engagements.

Si vous liquidez et mandatez sans engager, répondez non.

Sans évoquer le service fait, si vous gérez les services dans le traitement des factures, renseignez les services concernés.

Rapprochez-vous de la Direction Départementale des Finances Publiques ou du SICTIAM pour une assistance.

  • Petites collectivités : Pas d’engament, pas de services
  • Grandes collectivités : A qualifier

Le paramétrage n’est pas irréversible.

Dans quel délai dois-je effectuer ces paramétrages ?

Du 15 septembre au 16 octobre.

Pourquoi jusqu’au 16 octobre ?

Le 16 octobre, tous vos paramétrages seront transmis aux entreprises qui pourront à leur tour paramétrer leurs applications de facturation. Au 1er janvier 2017, les entreprises saisiront, transmettront, déposeront leurs factures dans Chorus Portail Pro sous vos conditions, avec ou sans engagements, avec ou sans services.

Exemple :

La commune DUNKERVILLE a paramétré pour le budget communal dans Chorus Portail Pro le fait d’avoir une référence engagement et son souhait de disposer de l’information de service sur chaque facture déposé.

L’entreprise devra, pour ce budget, déposer ou transmettre les factures avec une référence d’engagement et de services, autrement, la facture sera rejetée.

Et ensuite, que dois-je faire avant l’échéance du 1er janvier 2017 ?

Mettre à jour les numéro de SIRET sur chacun de vos tiers. C’est la condition ultime pour rapatrier les factures automatiquement dans votre comptabilité.

Quelles démarches dois-je engager pour bénéficier de cet automatisme ?

Le SICTIAM prend en charge le paramétrage des applications de ses adhérents. Chaque collectivité adhérente aura une liaison directe entre son application comptable et Chorus Portail Pro au 1er janvier 2017

Les collectivités non-adhérentes au SICTIAM devront se rapprocher de leur éditeur.


Dossier : Focus sur Chorus Portail Pro

pas-a-pas_fulldematDans le cadre de l’accélération des échanges numériques entre les entreprises et les administrations, les factures entre les structures du secteur public et leurs fournisseurs doivent progressivement être dématérialisées. Le programme de dématérialisation des factures

« Chorus Portail Pro » (CPP 2017) constitue une avancée supplémentaire vers la dématérialisation du support papier.

Afin de vous accompagner dans cette nouvelle étape vers la dématérialisation de bout-en-bout de l’administration, le SICTIAM à organisé une série de réunions d’information pratique et concrète autour du Portail Chorus Pro.

Retrouvez ci-dessous les documents présentés lors des ces réunions. Nous vous expliquons comment paramétrer votre portail (fiches structures, gestionnaire principal, modes de connexion…) et vos applications métiers. Un point sur le PES ASAP (Avis de sommes à payer) est également proposé.

 


Nice Matin : Un nouveau service d'archivage électronique

Depuis fin mars, le SICTIAM est agréé tiers-archiveur pour son service d'Archivage mutualisation d'objets numériques (ArMON-e).

NICE-MATIN-20160606-ARMONE

Publié dans Nice Matin le 06 juin 2016

Auteur : Rozenn GOURVENNEC